Way to survive Herausforderung LegalTech im Mittelstand

1980 sangen die Buggles „Video killed the radiostar“, ein Abgesang auf eine vergehende Ära. Diese düstere Aussicht beschleicht auch einige mittelständische und kleinere Kanzleien in Zeiten der LegalTech Diskussion.

Können wir mit den internationalen und nationalen Großkanzleien mithalten? Müssen wir massiv in neue Technologien investieren? Rauben uns die aus dem Boden schießenden Internet-Angebote, wie Biltzer.de, das Brot- und Buttergeschäft?

Diese Fragen beschäftigen eine Vielzahl von Anwälten. Eine klare und verbindliche Aussage kann kaum jemand mit der gebotenen Seriosität geben. Unstrittig ist, dass sich der Rechtsdienstleistungsmarkt massiv verändern wird.

Die Einführung von beA zwingt die Kanzleien in die Digitalisierung. Diesen Prozess nur halbherzig anzugehen, ist eine verschenkte Chance. Die Digitalisierung birgt ein hohes Potential, sich mit den anstehenden Problemen, wie dem Fachkräftemangel, auseinanderzusetzen.

Die Option, über die elektronische Fallbearbeitung interne und externe Ressourcen intelligenter zu nutzen, liegt auf der Hand. Digitale Diktate eröffnen die Möglichkeit orts- und zeitunabhängig zu arbeiten, hochqualifizierte Dienstleister bieten Kanzleien Services von der Rechnungsstellung über die Zwangsvollstreckung bis zur Due Diligence. Bei einer konsequenten Einbindung dieser Optionen eröffnet sich gerade kleinen Kanzleien ein Leistungsspektrum, das sie auch zukünftig wettbewerbsfähig halten wird.

Die Nutzung externer Potentiale setzt aber voraus, dass in den Kanzleien ein klares Ziel definiert wird. Die Kanzlei muss die Schritte zur Erreichung ihres Ziels bestimmen. Jeder Schritt, ob technisch oder personeller Natur, muss vom Management der Kanzlei als Change Process begriffen werden. Jede Veränderung muss intern kommuniziert und gemeinsam gelebt werden.

Häufig wird in mittelständischen Kanzleien mit der guten Vernetzung der Anwaltspersönlichkeit argumentiert, um sich nicht mit der anstehenden Veränderung des Markts auseinandersetzen zu müssen. Dass die Persönlichkeit des Anwalts in Zeiten steigenden Wettbewerbsdrucks deutlich an Bedeutung gewinnt, darf man, so glaube ich, als gesetzt betrachten.

Doch was nutzt die brillante fachliche Expertise und die großartige Persönlichkeit, wenn nur der „Tennisverein“ davon Kenntnis erhält. Selbstmarketing über die sozialen Medien wird ein wichtiger Teil des Kanzleimarketings. Hier reichen keine halbherzigen Entscheidungen; Professionalität und Kontinuität sind hier die wesentlichen Erfolgsfaktoren.

Das liebe Thema Geld wird ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor werden. Für den Laien unverständliche Gebührenrechnungen oder in der finalen Höhe nicht abschätzbare Honorarrechnungen auf Stundenbasis werden die Akquise von neuen Mandaten nicht vereinfachen.

In Zeiten wachsenden Kostendrucks wollen die Entscheider in Unternehmen immer häufiger klare Aussagen zu den Kosten eines Verfahrens oder Auftrags. Warum sollten Kanzleien diesen Trend nicht aufgreifen und zu ihrem Vorteil nutzen.

Klar umrissene Leistungsangebote zu einem festen, vertraglich vereinbarten Betrag machen es der Geschäftsleitung eines Unternehmens einfach, Entscheidungen bei der Mandatsvergabe zu treffen.

Warum nutzen nicht viel mehr Kanzleien die Chance und bieten Leistungen zu einem festen Preis an?

Häufig fehlt die Basis für die Kalkulation eines entsprechenden Angebots. Aber mit einer konsequenten Zeiterfassung ist es relativ einfach eine Datenbasis aufzubauen, auf deren Basis man die ersten Schritte der Kalkulation von Fallpauschalen wagen kann.

Behält man das Prinzip der konsequenten Erfassung aller im Mandatsverhältnis erbrachten Leistungen bei, kann man mit dem Abschluss eines Mandats eine Nachkalkulation starten und gegebenenfalls eine Anpassung der „Listenpreise“ in die Wege leiten.

Natürlich wird es immer Mandate geben, die so komplex sind, dass eine pauschale Aussage zu den entstehenden Kosten nicht getroffen werden kann. Diese werden auch in Zukunft nur nach tatsächlichem Aufwand abrechenbar sein.

Doch auch für diese Mandate gibt es vertrauensbildende Maßnahmen im Verhältnis Anwalt –  Mandant. Vergleichen wir die Mandatsbearbeitung mit der Sanierung eines Hauses: Wir beauftragen Profis mit Arbeiten, für die uns die Expertise fehlt. Während der Sanierung können zahlreiche, nicht absehbare zusätzliche Aufgaben entstehen.

Jeder von uns hätte gerne zeitnah die Information, dass ein Auftrag sinnvoll ausgeweitet werden muss und sich daher der Kostenrahmen ändert.

Dies kann ein Anwalt leicht erreichen, indem er seinen Mandanten regelmäßig über den „Wasserstand“, also die aufgelaufenen Kosten informiert. Der Mandant sieht jederzeit was geleistet worden ist. Er kann weitere Arbeiten beauftragen oder nach gemeinsamer Risikobetrachtung auch ausschließen. Er erhält die Option, weitere Budgets einzuplanen und wird am Ende nicht von der Rechnungshöhe überrascht.

Gewünscht wird von der Mandantschaft häufig ein vertrauensvolles Miteinander, das auch in einem gemeinsamen Tragen der wirtschaftlichen Risiken besteht. So wird es für den Anwalt gute Pauschalen mit einer sehr ordentlichen Marge geben und leider auch einmal das Gegenteil.

„The wind of change“, den die Scorpions schon 1990 besangen,  durchweht jetzt den Markt der Rechtsdienstleistungen.

Ein chinesisches Sprichwort sagt: „Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen“.

Ich persönlich denke, es ist höchste Zeit, das Fundament der Windmühle zu planen.