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Kommunikation im Spannungsfeld zwischen Generation Y, DSGVO und BORA

Generationen übergreifend hat sich die HighSpeed-Kommunikation etabliert. So wie das Fax den Briefverkehr beschleunigte, hat die E-Mail den Fax-Versand an Geschwindigkeit deutlich übertroffen. Die Erwartungshaltung des Absenders hat sich radikal verändert; ist nach wenigen Stunden keine Antwort-Mail eingetroffen, wird schon einmal telefonisch nachgefragt, ob die E-Mail eingegangen ist. Mit der Etablierung von WhatsApp hat sich selbst das Nachfragen erledigt, da automatisch angezeigt wird, ob die Nachricht empfangen und gelesen wurde.

Gerade bei jüngeren Mandanten ist die Kommunikation über WhatsApp so etabliert, dass sich ein Anwalt diesem Kommunikationsweg kaum verschließen kann.

Wird das mobile Endgerät dann nicht ausschließlich für die Kommunikation mit den Mandanten genutzt, sondern wie gefühlt bei 90 % der Anwaltschaft auch für die private Zwecke, entsteht ein nicht unerhebliches Spannungsfeld.

Dass der Gebrauch von Diensten, wie WhatsApp, datenschutzrechtlich bedenklich ist, wird schon länger problematisiert.

Der Hamburger Datenschutzbeauftragte Johannes Caspar hatte Facebook den Zugriff auf die Daten deutscher WhatsApp-Nutzer schon zu Beginn des Jahres in einer viel beachteten Entscheidung gerichtlich untersagen lassen.

Seit das Amtsgericht Bad Hersfeld (Az. F 111/17 EASO) Ende Juni entschieden hat, dass allein die Nutzung von WhatsApp gegen das deutsche Datenschutzrecht verstößt, drohen auch Kanzleien Bußgelder. Zumindest jenen, die den Messenger-Dienst für ihre interne und externe Kommunikation nutzen.

Begründet wurde das Urteil unter anderem damit, dass sämtliche Kontaktdaten aus den Smartphones der WhatsApp-Nutzer an die WhatsApp Inc. ohne die ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen weitergeleitet würden.

Nach dieser Entscheidung ist meines Erachtens den Anwälten im Sinne der Kanzlei, die Nutzung von WhatsApp schlicht zu untersagen.

Die Anwaltschaft kann sich den geänderten Kommunikationsstrukturen nicht verschließen. Die Nutzung sollte aber immer im Lichte standesrechtlicher Vorschriften und des Datenschutzes betrachtet werden und ist mit besonders hohe Anforderungen verbunden.

In diesem Spannungsfeld bewegen sich auch die deutschen Ordnungsbehörden. Polizeibeamte nutzen über private Handys WhatsApp, um schnell und unkompliziert Informationen auszutauschen. Das darf der Dienstherr nicht zulassen und muss dieses sogar explizit untersagen.

Die Situation erfordert eine völlig neue Herangehensweise an die Kommunikation per Messangerdienst.

Das hannoversche Unternehmen heinekingmedia GmbH hat mit stashcat einen Messangerdienst entwickelt, der alle Erfordernisse wie Chat, Dateiaustausch und einfaches Handling in sich vereint und gleichzeitig alle datenschutzrechtlichen Belange erfüllt.

Die als Cloud und on premise angebotene Lösung ist als so sicher eingestuft, dass Behörden, die Polizei, Rettungsdienste und sogar die Bundeswehr die Lösung einsetzten.

Für Kanzleien, die Datenschutz, vertrauliche Kommunikation und sicheren Dateiaustausch mit ihrer Mandantschaft ernst nehmen, ist die Beschäftigung mit dem Thema unerlässlich.

Natürlich ist das Vorhalten einer eigenen Infrastruktur mit Investitionskosten und einem gewissen administrativen Aufwand verbunden. Die entstehenden Aufwendungen muss eine Kanzlei in Relation zu dem Risiko setzen, das der Umgang mit vertraulichen Informationen in sich birgt.

Die Nutzung von Messangerdiensten ist eine neue Herausforderung, der sich die Kanzleien stellen müssen; vielleicht ist stashcat ein Ansatz zur Lösung des Problems.