Time tracking vs. Workflow-Integration

Der Bereich der transparenten Leistungserfassung gewinnt in Zeiten des steigenden Wettbewerbs stetig an Bedeutung. Anwälte sehen sich vor der Herausforderung, immer komplexere Anforderungen der Mandantschaft mit einem vertretbaren Aufwand zu realisieren.

Ein Weg ist die Nutzung einer Software, die alle Aktivitäten am PC aufzeichnet und später der Zeiterfassung zuführt. Dieser Weg ist aus verschiedenen Gründen problematisch.

Unterschieden werden muss zwischen Partnern und Angestellten der Kanzlei. Grundlegend ist zu unterscheiden, ob die vertragliche Situation der Mitarbeiter die private Nutzung des Internets erlaubt. Dürfen Mitarbeiter beispielsweise den Computer nutzen, um persönliche E-Mails abzurufen oder Online-Portale zu besuchen, muss die Kanzlei unbedingt das Fernmeldegeheimnis“ berücksichtigen. Die Mitarbeiterüberwachung wird von den in § 88 Telekommunikationsgesetz aufgeführten Vorgaben beschränkt.

Wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist die „informationelle Selbstbestimmung von Arbeitnehmern“. Sie besagt explizit, dass es der Kanzlei untersagt ist, die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter rund um die Uhr am Arbeitsplatz zu protokollieren.

Aus diesem Grund ist das Tracking der PC-Aktivitäten ein höchst problematischer Prozess.
Organisatorisch und rechtlich einfacher ist die konsequente Zeiterfassung, wenn der initiale Anstoß zur Leistungserfassung vom Mitarbeiter ausgeht. Wenn der Mitarbeiter seine für die Leistungserfassung relevante Tätigkeit, z.B. ein Diktat oder ein Telefonat, aus der Zeiterfassung startet, kann nach Abschluss der Tätigkeit die aufgewandte Zeit als Vorschlag für die Leistungserfassung angezeigt und vom Mitarbeiter unmittelbar gespeichert werden.

Nutzt der Anwalt Outlook für seine Terminplanung kann er oder ein Mitarbeiter mit Zugriff auf seinen Kalender die Termine anzeigen und mit einer einfachen Übernahme per Mausklick, das Datum die Dauer und die Beschreibung aus dem in Outlook notierten Termins direkt in die Zeiterfassung übernehmen.

Da die Freigabe des individuellen Outlook-Kalenders vom Mitarbeiter gesteuert wird, darf man in diesem Fall von der Annahme ausgehen, dass zumindest ein vom Anwender ausgewählter Personenkreis Zugriff auf seine Aktivitäten eingeräumt wurde.

Die Integration der primär genutzten Anwendungen in die Leistungserfassung scheint mir der rechtlich unproblematischere Weg zu einer konsequenten tagesaktuellen Zeiterfassung zu sein.