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0,91 Cent oder was darf LegalTech kosten?

Zahlreiche innovative Produkte aus dem Bereich OfficeTech und LegalTech drängen zurzeit auf den überschaubaren Markt der IT-Produkte für Legal Firms.

Da die meisten Kanzleien bereits über ein mehr oder weniger funktionierendes Practice Management System verfügen, wird das Augenmerk verstärkt auf Produkte gelenkt, die den Arbeitsprozess optimieren und die Bearbeitungszeiten verkürzen sollen.

Neben den Lösungen, die eine Vereinfachung und Unterstützung der Vertragserstellung bieten, sind immer häufiger Lösungen in der Diskussion, die große Mengen von Dokumenten mit Hilfe der künstlicher Intelligenz schnell und zuverlässig analysieren.

Beide Ansätze haben ein großes Potential, in Zukunft die Rechtsberatung deutlich zu beschleunigen und die Wertschöpfung in den Kanzleien zu optimieren.

Schwierig ist die Return on Investment (ROI) Rechnung bei den angesprochenen Produkten: häufig muss neben dem Anschaffungspreis ein nicht unerhebliches zeitliches Invest von Seiten der Kanzlei erfolgen, um die Produkte zum „Fliegen“ zu bringen.

Nicht zu vernachlässigen ist dabei der Aufwand, ein neues innovatives Vergütungsmodel zu entwickeln, damit die „Beschleunigung“ der juristischen Fallbearbeitung nicht zu weniger abrechenbaren Stunden führt.

Die Diskussion um Formen der AFAs (Alternative Fee Arrangements) wird zurzeit intensiv geführt. Aktuell fehlt vielen Kanzleien eine valide Datenbasis, auf der sie kaufmännische Angebote an Hand von vergleichbaren Mandaten erstellen können. Die Ursache ist häufig die unzureichende Erfassung der anwaltlichen Aufwände bei der Fallbearbeitung.

Die zeitnahe Erfassung von Leistungen, womöglich noch nach Leistungsphasen strukturiert, ist in vielen Kanzleien nach wie vor ein unbeliebtes Thema. Sie ist aber zwingende Voraussetzung für alle zukünftigen Überlegungen zum Thema AFA.

Nach einer Studie aus den USA werden dutzende, wenn nicht sogar hunderte von Stunden pro Jahr und Anwalt nicht erfasst. Neben der fehlenden Information- eine für die Zukunft der Kanzlei notwendige Datenbasis lässt sich hier der wirtschaftliche Schaden direkt berechnen.

Ein Beispiel: Jeder Anwalt einer Kanzlei vergisst im Laufe einer Woche eine Stunde fakturierbare Leistung zu erfassen. Das sind rund 12 Minuten pro Tag oder drei kurze Telefonate bzw. eine beantwortete E-Mail, die bei der Erfassung nicht berücksichtigt wurden.

An Bedeutung gewinnt der Verlust, wenn die Zeiten hochgerechnet werden:

12 Minuten pro Tag ergeben bei einer 5-Tage-Woche eine Stunde, bei 46 Arbeitswochen also 46 verlorene Stunden im Jahr. Unter Berücksichtigung des Stundensatzes (Annahme: 250 EUR) und der Anzahl der Berufsträger (Annahme: 30 Beruftsträger) ergibt sich folgende Modelrechnung:

1Std pro Woche x 46 Arbeitswochen x 250,00 EUR x 30 Berufsträger entspricht

345.000,00 EUR pro Jahr.

Selbst eine Reduzierung des zeitlichen Wertes um die Hälfte ergibt noch eine Summe von

172.500,00 EUR.

Daraus folgt: Mehr Umsatz durch eine konsequente Zeiterfassung!

Natürlich ist das Ergebnis nur mit dem Engagement der Kanzlei, dem Willen des Einzelnen und entsprechenden Werkzeugen erreichbar.

An dieser Stelle setzen die AdvoTools an. Diese Werkzeuge decken das gesamte Spektrum von der mobilen Leistungserfassung, über die stationäre mandatsbezogene Leistungserfassung mit der Abbildung aller möglichen Kriterien wie Taktung, Sprache, Leistungsphasen bis hin zur Budgetüberwachung und Rechnungsvorbereitung ab – und das alles aus einer Hand und in einem Bundle.

Der RoI ist sehr leicht kalkulierbar: Berechnet werden nur die Berufsträger einer Kanzlei. Jeder Berufsträger zahlt 0,91 Cent pro Arbeitstag, also 20,00 EUR monatlich oder 240,00 EUR p. a. für die Software.

Damit hat sich das Investment bereits amortisiert, wenn am Ende eines Jahres nur eine Stunde mehr abgerechnet wurde, die sonst vergessen worden wäre.

Den Softwarekosten in der Beispielkanzlei in Höhe von 7.200,00 EUR p.a. (20,00 EUR mtl. x 12 Monate x 30 Berufsträger) stehen voraussichtlich sechsstellige Mehreinnahmen gegenüber.

Ein weiterer Nebeneffekt ist, dass die Vorbereitung der Rechnungsstellung mit den AdvoTools für die Assistenz deutlich vereinfacht und beschleunigt wird. Zudem wird mit jeder „vernünftig“ erfassten Stunde eine Datenbasis aufgebaut, mit der in Zukunft Alternative Fee Arrangements kalkuliert werden können.

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