Legal Tech – Legal Spend 

Setzen Sie die richtigen Prioritäten?

 Legal Tech

In der intensiv geführten Legal Tech Diskussion werden die Auswirkungen der aktuellen und zukünftigen technischen Möglichkeiten auf das Berufsbild des Anwalts diskutiert.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Dokumentenanalyse und die Nutzung von cloudbasierten, interviewgestützten Template-Management-Systemen werden das Berufsbild nachhaltig verändern.

Explizites Know-How wird für weite Teile der Anwaltschaft und Teile der Mandantschaft auf Knopfdruck abrufbar.

Die individuelle Bewertung der juristischen Leistung wird für den Mandanten zunehmend schwieriger.

In Zeiten der Vergleichbarkeit gewinnt die Persönlichkeit des Anwalts und die Verständlichkeit der Arbeitsergebnisse zunehmend an Bedeutung. Schon jetzt werden von Seiten der Kanzleien große Anstrengungen unternommen, bestehende Mandatsverhältnisse zu festigen und neue Mandanten zu gewinnen.

Ganz im Gegensatz zu diesen enormen Anstrengungen wird das Thema konsequenter Leistungsnachweise und transparenter Rechnungsstellung in vielen Kanzleien nach wie vor nicht mit der notwendigen Ernsthaftigkeit bearbeitet.

Folgt man der These, dass ein Teil der Mandantschaft eine Kanzlei nur wegen undifferenzierten und nicht nachvollziehbaren Rechnungen wechselt, sollte dem Bereich mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Der kometenhafte Aufstieg von Busy Lamp, zeigt welche Bedeutung die Themen: Zeitnahe Information, Transparenz und konsequente Budgetüberwachung für die gewerbliche Mandantschaft hat.

Legal Spend

In Zeiten sinkender Budgets für externe Kanzleien und wachsender Arbeits- und Aufgabenlast in den Rechtsabteilungen, wird jeder Einsatz von externen Anwälten konsequent geplant, budgetiert und überwacht.

Einige Rechtsabteilungen haben in den letzten Jahren Strategien entwickelt, um die Arbeitsergebnisse und die Budgeteinhaltung ihrer Anwälte zeitnah zu kontrollieren.

Auch mittelständische Mandanten, die mit e-Billing-Portalen arbeiten, erwarten zum Teil bereits heute die zeitnahe elektronische Bereitstellung des Work in Progress in einem der bekannten Datenaustauschformate, wie Ledes98BI.

Ein wichtiger Aspekt in der Mandatsbearbeitung ist die Forderung der Mandanten, das Mandat vollumfänglich als Projekt zu managen. Die wöchentlichen Meldungen der geleisteten Stunden sowie detaillierte Nachweise der geleisteten Arbeiten aller am Projekt beteiligten Personen, intern wie extern, werden zunehmend gefordert.

Kanzleien müssen diese neuen Anforderungen und Herausforderungen bewältigen.

Die buchstabengetreue Umsetzung der Mandatsvereinbarungen ist die Basis für eine dauerhafte, vertrauensvolle Kooperation von Mandant und Kanzlei.

Time Tracking

Genau hier setzen einige Add Ons, wie z.B. PerfectTime an:

als Spezialprogramme für den Bereich Time & Billing fokussieren sie sich auf die fehlerfreie, vollständige und zeitnahe Erfassung und Abrechnung aller am Projekt beteiligten Anwälte und Dienstleister.

Leistungsoptimierung

Die vollständige zeitnahe Erfassung aller geleisteten Arbeiten hätte pro Anwalt im Jahr 2016 bei 252 Arbeitstagen und acht Stunden täglicher Arbeit ca. 2016 geleistete und erfasste Stunden erbringen können. Zieht man von dieser Summe die Stunden ab, die durch Krankheit, Weiterbildung und Urlaub entfallen, müssten ca. 1.600 Stunden, die erfasst werden könnten, verbleiben.

In mittelständischen Kanzleien werden häufig nicht einmal 2/3 dieser potentiellen Stunden erfasst.

Mit der konsequenten Nutzung einer benutzerfreundlichen Software zur Zeiterfassung kann diese Differenz auf einfachste Art geschlossen werden. Die mobile Eingabe und die graphische Darstellung der täglich geleisteten Stunden können helfen, „vergessene“ Stunden signifikant zu reduzieren.

Hier liegt bei gleichbleibender Mandantenanzahl für jede Kanzlei ein enormes Wachstums- und Gewinnpotential.

Die eingesetzte Zeiterfassung muss alle Aspekte der Mandatsvereinbarung abbilden können. Die individuelle Taktung, die Rechnungssprache, die notwendige Untergliederung in Phasen und die einfache Eingabe von relevanten Activitiy-Codes, wie Ledes müssen abbildbar sein.

Der ausgewählte Software-Anbieter muss in einem agilen Entwicklungsprozess gemeinsam mit den Kanzleien schnell und zukunftssicher auf die sich stetig ändernden Anforderungen von Seiten der Kunden und deren Mandantschaft reagieren.

Zukunft

Sehen Sie sich in ihrer Kanzlei mit den steigenden Anforderungen ihrer Mandanten konfrontiert, sehen Sie das unausgeschöpfte Potential der „vergessenen“ Stunden, dann kontaktieren Sie den Autor.

Der Autor

Andreas Boecker betreut seit mehr als 20 Jahren wirtschaftsberatende Kanzleien in den Bereichen Time & Billing. In seiner Tätigkeit als CEO der AdvoSolution AG, als GF der AdvoTools GmbH und als GF der STP Consulting war er maßgeblich in der Software-Entwicklung und der Implementierung der notwenigen Prozesse in Kanzleien tätig.