Digitalisierung und Rechnungsstellung

Die beA-Einführung hat in vielen Kanzleien den Anstoß gegeben, intensiv über das Thema Digitalisierung nachzudenken. Dabei ist der Prozess der Digitalisierung im Bereich der Dokumentenerstellung am weitesten fortgeschritten.

Jetzt wurde das Thema beA auf unbestimmte Zeit verschoben und der positive Ansatz, Arbeitsprozesse zu optimieren, schläft in vielen Kanzleien wieder ein.

Im Rahmen unserer Analysen zum Thema Digitalisierung haben wir uns intensiv mit dem Thema Automatisierung der Rechnungsstellung auseinandergesetzt. Dieses Thema wird seit Jahren in wirtschaftlich ausgerichteten Kanzleien mit einem Tätigkeitsschwerpunkt in der Beratung diskutiert.

Nach unserer Analyse sind  folgende Punkte zu berücksichtigen.

Situation: Die Verantwortung für die Rechnungsstellung liegt beim Mandatsverantwortlichen und seiner Assistenz.

Problem: Die Erstellung der Rechnung ist abhängig von der Arbeitsbelastung im Dezernat und der Bereitschaft der mitwirkenden Kollegen, zeitnah alle relevanten Leistungen zu erfassen.

Häufig erfordert die Rechnungsstellung aufwändige Vorarbeiten durch die Assistenz (mehrmaliges Einfordern der abzurechnenden Leistungen, Kontrollieren und Korrigieren der Zeitaufschreibung, Abgleich mit den Mandatsvorgaben und Budgets), bevor die Bewertung der erfassten Leistungen durch den Mandatsverantwortlichen möglich ist.

Folge: Die korrekte Rechnungsstellung wird oft deutlich erschwert und verzögert sich durch die zahlreichen Korrekturrunden erheblich.

Aus den Anforderungen der mitwirkenden Kanzleien haben sich folgende fünf Kriterien für eine computergestützte Rechnungsstellung (CAB  „ Computer Aided Billing“) ergeben.

  • Die Honorarvereinbarungen zur Rechnungsstellung werden detailliert dokumentiert und als verbindliche Kriterien für alle Mitarbeiter vorgegeben.
  • Die zeitnahe Leistungserfassung erfolgt mit allen zur Rechnungsstellung erforderlichen Angaben.
  • Automatisierte Rechnungsvorschläge werden zum richtigen Zeitpunkt generiert, das Dezernat und der Rechnungsverantwortliche müssen im Idealfall nur noch die notwendige Bewertung der Leistung vornehmen.
  • Die freigegebene Rechnung wird mit allen zur Erlösverteilung notwendigen Kriterien erstellt.
  • Jede gestellte Rechnung fließt in einen strukturierten Überwachungsprozess ein; der Rechnungsverantwortliche wird regelmäßig über den aktuellen Stand der von ihm verantworteten Rechnungen und offenen Positionen informiert.

 

In fünf Schritte zur Realisation

1. Abrechnungsinformation

  • Hinterlegung aller für die Abrechnung des Mandats erforderlichen Informationen
  • Rechnungsverantwortlicher
  • Rechnungssprache
  • Abrechnungszeitraum
  • Abrechnungszeitpunkt

2. Leistungserfassung

  • Zeitnahe Erfassung aller abrechenbaren Leistungen.
  • Erfassung nach vereinbarter Taktung
  • Erfassung in der Abrechnungssprache
  • Erfassung mit Leistungsphasen
  • Erfassung nach LEDES

3. Rechnungsvorbereitung

  • Automatische Generierung der
    anstehenden Rechnungen
  • Leistungsbewertung durch den
    Rechnungsverantwortlichen

4. Rechnungsstellung

  • Generierung der freigegebenen
    Rechnungen
  • Anlage des OP mit Zahlungsziel
  • Erlösverteilung nach
    Kanzleivorgaben

5. Überwachung

  • Überwachung der offenen Rechnungen
  • Zahlungserinnerung
    durch Rechnungsverantwortlichen
  • Zentralisiertes Mahnwesen

Wir freuen uns, wenn der Prozess der Optimierung von Arbeitsabläufen nicht durch die Verschiebung von beA zum Erliegen kommt. Die Kanzleien sollten die frei gewordene Zeit vielmehr nutzen, um  bestehenden Prozesse intelligent zu optimieren.

Im Bereich der Zeiterfassung und Rechnungsstellung bieten wir mit unseren Advotools eine Plattform zur Realisierung Ihrer Ideen – sprechen Sie uns an.